SERÁ QUE... POSSO CANCELAR A NOTA FISCAL DEPOIS DE 24H DA EMISSÃO?

Disponibilizamos mais um vídeo do quadro “Será que?” no nosso canal no YouTube.
Nesse vídeo falaremos sobre Cancelamento extemporâneo, conheça suas características!

Emissão de NF-e – Nota Fiscal Eletrônica é uma das obrigações legais que faz parte da maioria das empresas.

Existem várias situações que podem levar ao cancelamento de uma Nota Fiscal emitida e autorizada para uso, por exemplo: erro de digitação, cliente errado, alteração de endereço do cliente, descrição do produto errada, falta da mercadoria, desistência do cliente e entre outras. Esses erros invalidam a nota emitida sendo necessário realizar o cancelamento dentro de 24 horas da emissão través do software que fez a emissão. (Este prazo de até 24 horas da emissão foi determinado para evitar o cancelamento de Notas Fiscais Eletrônicas após a circulação de mercadorias.)

Mas, quando o prazo já excedeu as 24 horas, o que fazer?

Dependendo da situação da Nota Fiscal Eletrônica e da causa do erro existem outras opções além do cancelamento:

• Nota de Devolução: pode ser realizada a emissão de uma nota de devolução, que devolve uma parte ou total dos itens adquiridos;
• Carta de Correção: permite corrigir algumas informações, desde que não altere valores;
• Nota Complementar: complementa quantidade, valores e impostos que não tenham sido informados na nota enviada.  

Para definir qual a melhor opção sempre consulte sua Contabilidade. No entanto, se a necessidade for realmente o cancelamento ainda existe uma alternativa: Muitos empresários acreditam que não o há o que fazer nos casos em que exceda o prazo regulamentado de 24 horas, porém, muitos estados oferecem a possibilidade do cancelamento ¹extemporâneo mediante algumas regras para que o cancelamento seja possível:

• O Fisco precisa autorizar a emissão do evento;
• A mercadoria não pode ter saído do estabelecimento;
• O destinatário não pode ter feito a Ciência da Emissão.

A Ciência da Emissão identifica que o destinatário da operação, constante na NF-e, tem conhecimento da emissão do documento. A mesma registra a obtenção do arquivo XML permitindo que após o registro o destinatário possa realizar o download do arquivo.

O que é o cancelamento extemporâneo?

O cancelamento extemporâneo é um recurso que a SEFAZ do estado oferece para o contribuinte que precisa cancelar uma nota fiscal fora do prazo de 24 horas previsto em lei.

Como efetuo um cancelamento extemporâneo?

Para realizar esse cancelamento o contribuinte deve entrar em contato com a SEFAZ do seu estado requerendo o cancelamento da NF-e. Este contato normalmente é feito pela sua contabilidade, mas pode ser feito também por você mesmo.

Após a SEFAZ analisar o processo e autorizar o cancelamento da NF-e é liberado um novo prazo para realização do cancelamento e para concluir essa etapa de regularização é necessário realizar o cancelamento através do mesmo software em que as notas foram emitidas.

O prazo e regras para solicitar o cancelamento extemporâneo tem variação de acordo com o estado, por exemplo, no estado de São Paulo é de até 480 horas após a emissão. O pedido deve ser acompanhado de:

• Chave de acesso da NF-e que será cancelada extemporaneamente;
• Folha do livro de Registros de Saídas e/ou Entradas;
• Comprovante de que a operação não ocorreu, através de declaração firmada entre destinatário/remetente, se tratando de pedido que envolva estados diferentes é necessário que apresente cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declara que não utilizou como crédito, ou que estornou os produtos constantes na Nota Fiscal.

Vale ressaltar que a solicitação de cancelamento extemporâneo pode ocasionar cobrança de multa por parte da SEFAZ com regra válida para todo o país sendo que o valor tem variação de acordo com estado praticando-se normalmente o percentual de 1,5% do valor da nota fiscal que será cancelada.

Dicas para evitar o cancelamento extemporâneo:

1. Para que não seja preciso pagar multa para realizar o cancelamento de uma nota é preciso ficar atento na emissão de suas NF-e’s para que não haja erros no processo. Verifique mais de uma vez os dados lançados antes de confirmar o envio;
2. O cancelamento é um processo que deve ser feito apenas quando necessário e não havendo a possibilidade de reverter o erro com outro recurso;
3. Ao identificar um erro em uma nota emitida não perca tempo: verifique com sua contabilidade qual ação deve ser feita e no caso de ter constatado a necessidade do cancelamento, o faça de imediato;
4. Cumprir com o prazo correto é de extrema importância, pois, por mais que haja a solução do cancelamento fora do prazo também há custos extras em decorrência disso.

Alguns estados são mais rigorosos quanto à cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica, por isso, é importante saber os prazos e legislações de seu estado para poder dar seguimento ao processo.

Tenha sempre o acompanhamento contábil para sua empresa, para que todas as questões fiscais sejam resolvidas de forma correta e não traga problemas futuros.

É essencial que tenha um software para realizar as emissões, o WorkMotor é um emissor de NF-e qualificado que facilita no momento da emissão ou do cancelamento, o software está apto e dentro da legislação para que realize o envio de suas Notas Fiscais.

Neste link há um vídeo de passo a passo de como efetuar a emissão de notas fiscais no WorkMotor com os principais dados para evitar problemas de preenchimento bem com uma verificação no cadastro de clientes e produtos que são as premissas para uma Nota Fiscal Eletrônica sem transtornos.

¹ EXTEMPORÂNEO. Que ocorre fora do tempo desejável; serôdio. Dicionário online do Michaelis. 12 jun. 2018. Disponível em <https://michaelis.uol.com.br/>.

FONTE:

https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/perguntas-frequentes.aspx