SERÁ QUE... POSSO CANCELAR A NOTA FISCAL DEPOIS DE 24H DA EMISSÃO?

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Disponibilizamos mais um vídeo do quadro “Será que?” no nosso canal no YouTube.
Nesse vídeo falaremos sobre Cancelamento extemporâneo, conheça suas características!

 

Emissão de NF-e – Nota Fiscal Eletrônica é uma das obrigações legais que faz parte da maioria das empresas.

Existem várias situações que podem levar ao cancelamento de uma Nota Fiscal emitida e autorizada para uso, por exemplo: erro de digitação, cliente errado, alteração de endereço do cliente, descrição do produto errada, falta da mercadoria, desistência do cliente e entre outras. Esses erros invalidam a nota emitida sendo necessário realizar o cancelamento dentro de 24 horas da emissão través do software que fez a emissão. (Este prazo de até 24 horas da emissão foi determinado para evitar o cancelamento de Notas Fiscais Eletrônicas após a circulação de mercadorias.)

Mas, quando o prazo já excedeu as 24 horas, o que fazer?

Dependendo da situação da Nota Fiscal Eletrônica e da causa do erro existem outras opções além do cancelamento:

• Nota de Devolução: pode ser realizada a emissão de uma nota de devolução, que devolve uma parte ou total dos itens adquiridos;
• Carta de Correção: permite corrigir algumas informações, desde que não altere valores;
• Nota Complementar: complementa quantidade, valores e impostos que não tenham sido informados na nota enviada.  

Para definir qual a melhor opção sempre consulte sua Contabilidade. No entanto, se a necessidade for realmente o cancelamento ainda existe uma alternativa: Muitos empresários acreditam que não o há o que fazer nos casos em que exceda o prazo regulamentado de 24 horas, porém, muitos estados oferecem a possibilidade do cancelamento ¹extemporâneo mediante algumas regras para que o cancelamento seja possível:

• O Fisco precisa autorizar a emissão do evento;
• A mercadoria não pode ter saído do estabelecimento;
• O destinatário não pode ter feito a Ciência da Emissão.

A Ciência da Emissão identifica que o destinatário da operação, constante na NF-e, tem conhecimento da emissão do documento. A mesma registra a obtenção do arquivo XML permitindo que após o registro o destinatário possa realizar o download do arquivo.

O que é o cancelamento extemporâneo?

O cancelamento extemporâneo é um recurso que a SEFAZ do estado oferece para o contribuinte que precisa cancelar uma nota fiscal fora do prazo de 24 horas previsto em lei.

Como efetuo um cancelamento extemporâneo?

Para realizar esse cancelamento o contribuinte deve entrar em contato com a SEFAZ do seu estado requerendo o cancelamento da NF-e. Este contato normalmente é feito pela sua contabilidade, mas pode ser feito também por você mesmo.

Após a SEFAZ analisar o processo e autorizar o cancelamento da NF-e é liberado um novo prazo para realização do cancelamento e para concluir essa etapa de regularização é necessário realizar o cancelamento através do mesmo software em que as notas foram emitidas.

O prazo e regras para solicitar o cancelamento extemporâneo tem variação de acordo com o estado, por exemplo, no estado de São Paulo é de até 480 horas após a emissão. O pedido deve ser acompanhado de:

• Chave de acesso da NF-e que será cancelada extemporaneamente;
• Folha do livro de Registros de Saídas e/ou Entradas;
• Comprovante de que a operação não ocorreu, através de declaração firmada entre destinatário/remetente, se tratando de pedido que envolva estados diferentes é necessário que apresente cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declara que não utilizou como crédito, ou que estornou os produtos constantes na Nota Fiscal.

Vale ressaltar que a solicitação de cancelamento extemporâneo pode ocasionar cobrança de multa por parte da SEFAZ com regra válida para todo o país sendo que o valor tem variação de acordo com estado praticando-se normalmente o percentual de 1,5% do valor da nota fiscal que será cancelada.

Dicas para evitar o cancelamento extemporâneo:

1. Para que não seja preciso pagar multa para realizar o cancelamento de uma nota é preciso ficar atento na emissão de suas NF-e’s para que não haja erros no processo. Verifique mais de uma vez os dados lançados antes de confirmar o envio;
2. O cancelamento é um processo que deve ser feito apenas quando necessário e não havendo a possibilidade de reverter o erro com outro recurso;
3. Ao identificar um erro em uma nota emitida não perca tempo: verifique com sua contabilidade qual ação deve ser feita e no caso de ter constatado a necessidade do cancelamento, o faça de imediato;
4. Cumprir com o prazo correto é de extrema importância, pois, por mais que haja a solução do cancelamento fora do prazo também há custos extras em decorrência disso.

 

Alguns estados são mais rigorosos quanto à cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica, por isso, é importante saber os prazos e legislações de seu estado para poder dar seguimento ao processo.

Tenha sempre o acompanhamento contábil para sua empresa, para que todas as questões fiscais sejam resolvidas de forma correta e não traga problemas futuros.

É essencial que tenha um software para realizar as emissões, o WorkMotor é um emissor de NF-e qualificado que facilita no momento da emissão ou do cancelamento, o software está apto e dentro da legislação para que realize o envio de suas Notas Fiscais.

Neste link há um vídeo de passo a passo de como efetuar a emissão de notas fiscais no WorkMotor com os principais dados para evitar problemas de preenchimento bem com uma verificação no cadastro de clientes e produtos que são as premissas para uma Nota Fiscal Eletrônica sem transtornos.

 

¹ EXTEMPORÂNEO. Que ocorre fora do tempo desejável; serôdio. Dicionário online do Michaelis. 12 jun. 2018. Disponível em <https://michaelis.uol.com.br/>.

 

FONTE:

https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/nfe/Paginas/perguntas-frequentes.aspx

  

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