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SERÁ QUE CONSIGO ORGANIZAR MELHOR MEU TEMPO?


Publicado quarta-feira, 28 de novembro de 2018 12:53:35


 

 

Disponibilizamos mais um vídeo do quadro “Será que?” no nosso canal no YouTube.

Nesse vídeo falaremos sobre a organização do tempo e como isso otimiza suas atividades diárias.

Confira no texto abaixo mais informações sobre esse recurso tão essencial para o nosso dia.

 

 

Não tenho tempo! Se você usa essa frase constantemente, você precisa se organizar melhor.

Apesar de ser uma desculpa banalizada, sabemos que com tantas atividades que realizamos ao longo do dia, se não forem devidamente organizadas, podem realmente levar a escassez de tempo. Mas, se pensar bem, será que não é possível aproveitarmos o mesmo de uma melhor forma, desenvolvendo atividades assertivas e ainda sobrando uma hora livre? Sim, é possível e é sobre isso que vamos falar nesse post. Tratando-se da importância deste assunto, abordaremos sobre o conceito de gestão do tempo.

O que é gestão do tempo?

É a gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa cada vez mais eficazes, com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo. Identificar qual atividade é mais importante e qual tempo levará para realiza-la, saber priorizar as situações.

Qual a importância da gestão do tempo?

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Essa frase foi utilizada por Peter Drucker, o pensador que é conhecido como o pai da administração moderna, e retrata bem a sua importância:

A gestão do tempo deve ser sempre o primeiro passo para conseguir realizar tudo que nos propomos a fazer para alcançar nossos objetivos. Por isso, ela se torna uma importante estratégia empresarial que precisa ser aplicada nas organizações.

A ação de adotar a gestão do tempo na nossa vida profissional ou pessoal traz uma série de benefícios, como por exemplo:

  • Torna a pessoa mais pontual e disciplinada com suas tarefas;
  • Gera resultados efetivos;
  • Traz confiança para o dia a dia de trabalho;
  • Alcança metas de uma forma mais rápida e com mais consistência;
  • Aumenta o nível de produtividade;
  • Diminui a carga de stress e ansiedade;
  • Aumenta a disponibilidade de tempo livre.

Nem sempre trabalhar por mais horas significa render mais, por isso, listamos algumas dicas para você organizar melhor o seu tempo:

1 – Liste suas atividades

Comece o dia enumerando todas as suas atividades, assim ficará mais fácil obter um panorama geral da quantidade de trabalho e do que deve ser priorizado. Estipule também prazos para a conclusão de cada tarefa e tente reduzi-los com o passar dos dias. Se quiser, utilize aplicativos que auxiliam nessa organização e cronometram o tempo das atividades. Ao longo do dia marque o que já foi feito e no fim do expediente e faça um rascunho dos compromissos do dia seguinte.

2 – Tríade do tempo

Essa é uma eficiente ferramenta do Coaching que ajuda a gerenciar o tempo da melhor forma. Resume-se em separar todas as tarefas por ordem de prioridade:

  • Importantes – todas as atividades relevantes, necessárias e que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo;
  • Urgentes – atividades em cima da hora ou fora do prazo estabelecido;
  • Circunstanciais – atividades desnecessárias ou circunstanciais.

3 – Tenha foco, disciplina e comprometimento

Concentre-se no que é realmente importante e evite distrações fora de hora como telefonemas pessoais, conversas paralelas e redes sociais. Quando você se distrai leva em média 15 minutos para concentrar-se novamente. Para não perder o foco... Crie o hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa. Caso alguém ou algo venha interromper, antes de se desfocar completamente, faça uma anotação que possa te auxiliar para um retorno mais rápido. De qualquer forma, tente deixar claro que você está em um estado de atenção focado e que precisa finalizar o que havia começado. Não tenha medo de parecer antipático, apenas priorize o que é importante naquele momento e mantenha o foco.

Não adianta utilizar agendas, aplicativos ou qualquer tipo de organizador se você não tiver disciplina e comprometimento com seus compromissos e horários. Seguir o que foi planejado é extremamente importante para obter êxito no gerenciamento do tempo. Todas essas sugestões que servem como auxílio (agenda, aplicativos, lembretes em celulares e outros) só vão surtir efeito se junto a eles se você conseguir ser leal ao seu compromisso e se dedicar com vontade, caso contrário, todas as ideias e estratégias não servirão para nada.

4 – Não deixe as tarefas para última hora

Perca o hábito de procrastinar!

O costume de deixar para realizar os afazeres quando o tempo já está se esgotando é comum e muito prejudicial para o rendimento já que, possivelmente, o trabalho não terá tanta qualidade como quando é feito com calma.

Se você tem tempo livre aproveite para realizar as suas tarefas pendentes. Não deixe para amanhã riscando as suas obrigações da agenda hoje e melhorando muito a sua qualidade de tempo e de vida para o amanhã.

Os resultados vão aparecer já a curto prazo, pois, você não terá que se deparar com muito trabalho acumulado e prazos curtíssimos.

5 – Trabalhe em equipe                                                       

Se você tiver dificuldade para estipular o prazo sozinho reúna sua equipe de trabalho e liste as prioridades. Quanto mais de uma pessoa está comprometida com as tarefas, mais fácil é lidar com o tempo, pois, um colega ajuda o outro. O trabalho em equipe pode ser muito mais rápido e prazeroso do que um trabalho que é feito sozinho e sem ajuda. Por isso, procure encontrar as pessoas certas para dividir aquele trabalho que vai levar horas, dias ou até meses. Otimize seu tempo e faça mais tarefas em menos tempo.

6 – Delegue tarefas

Pessoas que têm a própria empresa costumam centralizar muitas obrigações por não conhecer o potencial de seus funcionários. Torna-se imprescindível descobrir os pontos fortes de cada colaborador e delegar atividades ou até projetos completos. Isso otimiza a realização das tarefas e estimula a equipe. Assim como mencionamos no tópico anterior, o ideal é ter as pessoas certas trabalhando ao seu lado, contudo, você só irá descobrir de fato quem é capaz de realizar certas tarefas, ao delegá-las. Por isso, não tenha medo de deixar algumas atividades nas mãos dos colaboradores, arrisque-se mais, conheça sua equipe, veja do que ela é capaz.

7 – Organize sua mesa e seu computador

Procurar documentos, relatórios, planilhas e apresentações pode tomar bastante tempo de trabalho. Para melhorar sua produtividade, mantenha todo o material de escritório no seu devido lugar e organize as pastas virtuais de maneira eficiente e prática. Perca já o costume de colocar todos os arquivos na Área do Trabalho do computador e aproveite mais para curtir aquela foto bonita do papel de parede.

8 – Deixe espaços entre as atividades

Sim, você deve ter tempo livre em sua agenda de trabalho. Isso não quer dizer que você ficará sem produzir... Imprevistos podem surgir nos momentos mais inoportunos e ter uma pequena pausa no ritmo ajuda a recuperar o fôlego e as energias para se concentrar mais na próxima tarefa. Com esses espaços livres em sua jornada será mais fácil fazer ajustes e encaixar essas demandas emergenciais.

9 – Inclua atividades de cunho pessoal na sua organização do tempo

Quando for montar o esquema de sua agenda para otimizar todo o seu tempo disponível é primordial que você inclua nessa conta as suas atividades pessoais como: lazer, tempo com a família, esportes, etc.

Quem preenche todo o seu tempo de compromissos de trabalho acaba perdendo momentos dedicados a coisas muito importantes como: a convivência com os filhos, realização de sonhos, investimento na saúde e muitas outras coisas.

10 – Descanse e divirta-se

O corpo e a mente passam a trabalhar de forma mais lenta quando estão cansados. Para ampliar seu rendimento e gerenciar sua rotina de modo eficaz é essencial ter uma boa noite de sono e fazer pequenos intervalos durante o expediente para relaxar. Uma mente descansada produz em menos tempo e com mais qualidade. Curtir a família, sair com os amigos, praticar esportes, ler e assistir a filmes durante as horas de folga também são atitudes que contribuem para um melhor rendimento profissional.

 

Seguindo essas dicas corretamente, você evitará imprevistos e estresse no dia a dia. Ao adotar esses hábitos será mais fácil respeitar os prazos, trabalhar com disposição, aumentar a produtividade e melhorar sua qualidade de vida. Saber gerenciar seu tempo é maximizá-lo. É claro que o dia ainda terá 24 horas, mas se você administrar melhor o seu tempo o dia será suficiente para realizar todas as suas tarefas.

De modo geral, organizando melhor o seu tempo, verá que é possível realizar todas as atividades que se propõe e ainda ter um tempo para você aproveitar sozinho ou em família. Então chega de sofrer com a falta de tempo e faça dele um aliado.

 

 

 

Fontes

https://www.ibccoaching.com.br

https://freesider.com.br


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