VER TODAS NOTÍCIAS

SERÁ QUE O WORKMOTOR ME AJUDA A COMEÇAR BEM O ANO?


Publicado quarta-feira, 26 de dezembro de 2018 15:14:55


 

 

Disponibilizamos mais um vídeo do quadro “Será Que?” no nosso canal no YouTube.
Nesse vídeo falaremos sobre os recursos de Inventário de Estoque e Arquivo Morto.
Leia o texto abaixo e veja os benefícios desses recursos.

 

 

 

 

Ao longo desse ano falamos sobre diversos assuntos e esperamos ter contribuído bastante na sua gestão. Com a proximidade do fim de ano é provável que esteja preocupado com fechamento, estoque, inventário e mais uma milhão de coisas não é mesmo? Bom, para poder auxiliar nesses processos hoje vamos falar sobre alguns recursos que podemos lhe auxiliar na organização e atividades para melhor controle de seus ativos.

Para começar vamos falar do seu estoque. Você sabe exatamente quantos e quais produtos tem em estoque? Essas informações são cruciais principalmente para começar o ano sabendo exatamente no que precisa investir para renovação e reposição de mercadorias. Além disso o ideal é que toda empresa mantenha um inventário anual.

 

O que é Inventário?

É o levantamento minucioso de tudo o que tem em estoque com o intuito de verificar se estão de acordo com o que foi dado como entrada e saída ao longo do período. Para que as informações do inventário sejam consistentes é necessário realizar todos os lançamentos corretamente. Existem duas categorias de inventário:

Inventário rotativo

É o processo de recontagem física e contínua de todo estoque realizado em uma frequência pré-determinada, por exemplo: diário, semanal ou mensal organizados de acordo com a demanda dos produtos.

Inventário periódico

O processo é realizada no fim de um período determinado pela empresa. Os objetivos são: atualizar as informações do sistema de estoque, elaborar demonstrativos financeiros e corrigir eventuais falhas humanas. Normalmente realizado uma vez ao ano.

Benefícios de realizar inventário de estoque:

  • Melhora no atendimento

Sem um inventário é fácil perder o controle, ter um estoque encalhado e ausência de algum produto importante. Através do controle do estoque sempre conseguirá atender e satisfazer seus clientes e manterá em estoque apenas o necessário.

  • Evita desperdício e reduz custos

Um inventário organizado é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios, pois, saber quantificar os produtos existentes evita compras desnecessárias uma vez que os pedidos são realizados de acordo com a demanda. Além disso, se torna muito mais fácil descobrir desvios nos controle e segurança interna dos itens.

  • Estar de acordo com a lei

As possíveis incoerências entre um inventário mal elaborado e a contabilidade podem ocasionar situações indesejadas e a principal delas é a possibilidade de a empresa ser autuada pela Receita Federal por irregularidades. Por esse motivo é muito importante que o estoque declarado seja igual ao estoque real.

Como fazer?

Para começar é necessário saber o que você tem no estoque físico:

  • Reserve um dia de pouco ou sem movimento

Para contar seu estoque é necessário reservar um dia ou mais, de acordo com o tamanho do estoque, para realizar a conferência. É comum realizar esse processo em um dia que não tenha atendimento por exemplo: fim de semana.

  • Organize os produtos

Começar a contagem e depois descobrir que tem mais itens em outra parte do estoque não é nada prático! Então separe e organize os produtos de acordo com as categorias deixando com a melhor disposição possível.

  • Conte cada item

Com todos os produtos organizados e bem expostos realize a contagem! É importante somar todos os produtos inclusive as unidades que ainda estão armazenas em caixas. Essa sem dúvida é a parte que causa mais trabalho sendo essencial que seja realizada com o máximo de atenção, pois, é comum se perder nos números nesta etapa. Desta forma, sempre realize uma recontagem para verificar se os números batem, caso contrário, será necessário refazer toda essa etapa.

 

Imagina guardar todas essa informações em planilhas e depois não achar mais nada. Frustrante não é mesmo? Para não ter esse problema o WorkMotor oferece esse registro no próprio software poupando muito tempo, pois, ao lançar a conferência do sistema conseguirá uma comparação com o que tem registrado no momento do lançamento facilitando no momento de realizar os ajustes.

Após ter realizado a conferencia e os ajustes necessários, o próprio software fornecerá o inventário de acordo com o modelo padrão. A partir daí é só encaminhar o arquivo à contabilidade ou armazenar de acordo com a necessidade.

Outra dúvida que pode surgir nessa época é sobre a base de informações do software, principalmente em decorrência de algum lançamento incorreto ou até mesmo já ter muitas informações que, em alguns casos (dependendo da qualidade do Servidor e Computadores de acordo com o texto que publicamos sobre A IMPORTÂNCIA DA INFRAESTRUTURA DE TI), compromete o desempenho das estações de trabalho. Para ajudar nessa situação você pode solicitar o Arquivo Morto.

 

O que é arquivo morto?

Nada mais é do que armazenar as informações e arquivos de modo que eles fiquem apenas para consulta. É comum vermos isso em arquivos físicos em filas de armários ou pastas.

No caso do WorkMotor, o fundamento é o mesmo de armazenar os documentos, mas nesse caso, de forma digital criando uma base somente para consulta e disponibilizando uma nova base para trabalhar evitando repetir erros do passado e otimizando o tempo de execução dos processos trazendo mais agilidade no dia a dia.

 

A base consulta contém informações dos cadastros de clientes e fornecedores, produtos e serviços, e até cadastro de objetos de manutenção/veículos. Também guarda os lançamentos processuais como vendas, títulos em contas a pagar e receber, documentos fiscais autorizados para uso e movimentações de estoque.

 

O arquivo morto é recomendado para casos que em houveram muitos cadastros duplicados ou incorretos, lançamentos em caixa imprecisos ou quando há grande quantidade de informações lançadas no software e que não são de uso rotineiro.

Este é um serviço adicional disponível para todos os clientes WorkMotor em nossa Loja de Serviços e com possibilidade de programar o dia da execução com a equipe de Agendamento.

 

Bem... Espero que essas dicas te ajudem nessa reta final e que tenha um 2019 de grandes realizações e comece o ano com o pé direito.

 

Até a próxima!

 

 

FONTES

https://blog.gs1br.org

https://guardemais.com.br

 


Pesquisar
Assuntos relacionados