GUIA COMPLETO PARA ORGANIZAR SUA OFICINA.




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GUIA COMPLETO PARA ORGANIZAR SUA OFICINA.


Publicado quinta-feira, 24 de outubro de 2019 09:17:53


Guia completo para organizar sua oficina

 

O dia a dia na oficina é uma correria! Clientes para atender, orçamento para fechar, estoque para conferir, compras e pagamentos a fazer… Como é possível organizar sua oficina com tantos afazeres?

 

A organização não pode nem deve ser uma algo impossível de ser realizado. Ao mesmo tempo, quando falamos em manter a oficina limpa e arrumada, pode parecer um grande desafio.

 

Por isso estudamos o assunto e trouxemos um guia completo com dicas realmente úteis para organizar sua oficina de uma vez por todas. A intenção não é que você e sua equipe precisem gastar tempo limpando e organizando toda hora. Isso não seria possível, não é mesmo?

 

A ideia é compartilhar dicas que vão facilitar a rotina na oficina e agilizar o trabalho de todos, além de manter tudo organizado e atrativo para o cliente. Queremos que sua oficina seja conhecida pela eficiência e qualidade e, por esse motivo, escolhemos as melhores orientações sobre organização. Vamos lá?!

Delimite os espaços

Organizar um ambiente não é deixar apenas tudo arrumado e bem apresentado. A organização precisa agilizar sua vida, precisa funcionar bem com sua rotina. Pensando nisso, o primeiro passo que propomos é delimitar os espaços que sua equipe utiliza na oficina.

 

Ou seja, embora sua oficina talvez seja um grande galpão, você pode dividi-la em espaços. Para que isso aconteça, faça uma lista dos serviços e produtos que você oferece. Então pense em como você trabalha com esses serviços:

 

  • Quando um veículo entra na oficina, por onde entra?
  • Qual costuma ser o primeiro serviço realizado?
  • Quais serviços são mais rotativos e quais precisam de mais tempo ou espaço?
  • Como posicionar os equipamentos da maneira mais prática?

 

Ao mapear os serviços oferecidos e pensar nessas questões, você vai conseguir visualizar como utilizar bem o espaço físico da oficina de acordo com o uso diário. Delimite um lugar específico para troca de óleos, troca de pneus, serviços mais complexos, serviços rápidos.

 

Lembre também de acomodar os equipamentos necessários de maneira que estejam no lugar onde o serviço correspondente acontece. Por fim, sinalize com placas ou cores os espaços que você demarcou. Assim você cria um processo claro de rotação dos veículos, agilizando o atendimento.

Organize as ferramentas e os materiais

Depois que a divisão dos espaços estiver pronta e funcionando de acordo com sua realidade, é hora de organizar as ferramentas e os materiais.

 

A regra é a mesma: não adianta estar arrumado se não for funcional. Para isso, faça um levantamento de todas as ferramentas e produtos que você tem na oficina. Em seguida, distribua esses materiais de acordo com os espaços já delimitados.

 

Depois, organize as bancadas e os armários de cada espaço pensando na praticidade:

 

  • Materiais usados com mais frequência devem estar nas primeiras gavetas ou até mesmo à mostra, pendurados nas paredes ou em locais específicos nas bancadas;
  • Materiais pouco utilizados podem ser guardados em lugares pouco visíveis  e nas partes mais baixas das prateleiras;
  • Peças pequenas precisam ser colocadas em gavetas ou em potes menores, de modo que não se percam.

 

Além disso, coloque etiquetas nas ferramentas para saber a qual espaço pertencem. Assim, se você tiver várias ferramentas iguais, consegue distribuí-las para serem utilizadas em todos os serviços necessários.

Cuide da limpeza

Com seus materiais em ordem, agora é importante ficar atento à limpeza da oficina. Oficina limpa não é apenas um ponto positivo para os clientes, mas é uma questão de segurança. Chão sujo, ferramentas mal cuidadas e ambiente com muito lixo não descartado podem trazer malefícios para a saúde e segurança de todos os que estão na oficina.

 

Então é preciso cuidado para manter tudo limpo. Uma maneira de se fazer isso é criando procedimentos de limpeza. Ou seja, ao terminarem um serviço, seus funcionários podem seguir um checklist simples para garantir que o ambiente se mantenha limpo e organizado:

 

  1. Guarde as ferramentas no lugar;
  2. Armazene os produtos no local correto;
  3. Limpe a bancada e o chão;
  4. Descarte o lixo e os resíduos de modo adequado.

 

Ao ter um processo contínuo de limpeza, a oficina nunca ficará suja demais e os funcionários vão se acostumar com a rotina de manter tudo em ordem.

Também é importante ter algum funcionário específica para a limpeza. Garanta que essa pessoa siga boas regras de higiene e manutenção dos espaços. Providencie produtos de qualidade e adequados à limpeza pesada.

 

Por fim, não deixe que resíduos, descartes nem qualquer tipo de lixo acumulem na oficina. Procure saber como fazer o descarte adequado. Busque informações sobre o assunto na prefeitura de sua cidade e se certifique de que você esteja cumprindo com as normas de limpeza e saúde do seu município, ok?

Organize o gerenciamento da oficina

Falamos da organização do seu espaço físico, dos equipamentos e ferramentas e da manutenção da oficina. Mas, para garantir a organização completa do seu negócio, você precisa organizar o gerenciamento da oficina.

 

E o que seria exatamente esse gerenciamento?

 

  • Aspectos financeiros, como pagamento de contas, recebimentos, fluxo de caixa, investimentos e faturamento.
  • Controle do estoque, manutenção de equipamentos e ferramentas, processo de controle de qualidade dos serviços.
  • Atendimento a clientes, vendas, divulgações, promoções e acompanhamento pós-venda.
  • Cadastro de clientes e funcionários, contato com clientes e funcionários.

 

Esses são alguns pontos que devem ser cuidados para garantir um bom gerenciamento da oficina. Liste esses e outros itens que você considera importante e especifique como cada um será gerenciado e quem fará esse gerenciamento.

 

Uma dica importante, já que são muitos aspectos a serem considerados é a de utilizar recursos que agilizem e automatizem suas tarefas, como recursos digitais. Um sistema de gestão de oficina é um desses recursos. Com ele, você agiliza sua logística, reduz tempo e custos desnecessários e mantém informações fundamentais muito bem organizadas e acessíveis.

 

Conhece a Workmotor? É exatamente um sistema de gestão de oficina que facilita o gerenciamento do seu negócio em todos os aspectos: de estoque e controle financeiro a cadastro e atendimento ao cliente. E, o melhor, é que você pode testar a versão gratuita desse sistema.

 

Com esse guia completo, esperamos que você se sinta motivado a organizar sua oficina de uma vez por todas. Lembre-se de que a praticidade é a chave e que você pode e deve contar com um sistema de gestão da oficina, ok? Qualquer dúvida, entre em contato com a gente!

 

 


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